CONTROLS PRO unterstützt Sie tatkräftig im operativen Handling der Kontrollen. Der automatisierte Ablauf der definierten Kontrollen, das ad-hoc Reporting und die einfache Bedienung der Lösung reduzieren den gesamten Kontrollaufwand erheblich.

Basierend auf der Risikobewertung werden Kontrollen erfasst, zu welchen CONTROLS PRO entsprechend der definierten Periodizität und Verantwortlichkeit automatisch Kontrolltasks erstellt, verwaltet und nachverfolgt. Ist eine Kontrolle abgeschlossen, so wird diese nach dem Vier-Augen-Prinzip nochmals geprüft und dann abgeschlossen.

Tritt in einer Kontrolle ein Problem auf, welches deren erfolgreichen Abschluss in nützlicher Frist nicht zulässt, so wird diese auf den Status "NOK" gesetzt, womit der zuständige Performer die Aufgabe erhält, einen entsprechenden Kontrollmangel zu erstellen. Zu diesem Mangel wird automatisch ein Mangelbehebnungstask erstellt, welchen es so rasch als möglich zu bearbeiten und abzuschliessen gilt. Mit der Behebung des Mangels steht der erneuten Ausführung der Kontrolle nichts mehr im Weg.

Mit der Definition von Kontroll-Zyklen und -Verantwortlichkeiten wird die Aufforderung zur Durchführung der Kontrollen sichergestellt. Dies geschieht mittels automatisierter E-Mail-Benachrichtigung, welche den Informations-Bedürfnissen entsprechend personalisiert wird. Details zu den jeweiligen Kontrollen werden den Kontroll-Performern via Link sofort zugänglich gemacht, damit sich diese über den aktuellen Stand der Workflows sowie über ihre anstehenden Kontroll-Tasks informieren können.





Die E-Mail-Benachrichtigungen können exakt auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt werden. Die Einstellungen der Workflows erlauben beispielsweise die Selektion, ob der Kontroll-Owner nach Abschluss eines Kontroll- oder Mangelbehebungstasks eine E-Mail erhalten soll.
Wie die nachfolgende Grafik aufzeigt, kann die zeitgesteuerte Ausführung der Benachrichtigung-Jobs (Scheduled Task) durch den Administrator auf Ebene Microsoft Office Sharepoint Server vorgenommen werden.

Durchgeführte Kontroll-Massnahmen werden mit allen relevanten Informationen dokumentiert, so dass jede Aktion zu jeder Zeit nachgewiesen und lückenlos nachvollzogen werden kann.